Gestion de réunion
- Planifiez vos réunions avec plus d'efficacité
- Créez des ordres du jour de qualité professionnelle
- Allouez des tâches de préparation à la réunion
Qu'est-ce que la gestion de réunion ?
La gestion de réunion est l'activité qui consiste à accomplir toutes les phases du processus de conduite de réunion de telle sorte qu'elles se renforcent mutuellement. Pour être réussie, une réunion exige une gestion appropriée avant, pendant et après la date de la rencontre. Il suffit qu'une des phases du processus soit négligée pour que la réunion ne donne pas les résultats souhaités, pouvant même obliger l'organisateur à programmer une nouvelle rencontre pour traiter les problèmes restés en suspens. Il en ressort que la rationalisation et l'optimisation de la gestion de réunion est une priorité majeure pour les entreprises. Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster, créés dans le but d'assister ces dernières dans cette tâche, sont capables de révolutionner la conduite de réunion à tous les niveaux de l'organisation.
Les 5 phases de la gestion de réunion :
- Définition de l'objectif de la réunion et création de l'ordre du jour
- Planification de la réunion et distribution de l'ordre du jour
- Conduite de la réunion et assignation des actions à accomplir
- Rédaction, distribution et archivage du compte-rendu
- Analyse des activités et implémentation des changements
1. Définition de l'objectif de la réunion et création de l'ordre du jour
La première étape du processus de gestion de réunion est de déterminer l'objectif de la réunion. Avant de décider de réunir différentes personnes, interrogez-vous sur le but recherché. Si vous n'êtes pas en mesure de définir un objectif ou un résultat escompté précis, la réunion n'a probablement pas lieu d'être. La définition de l'objectif de la réunion vous aidera aussi à établir son ordre du jour. L'objectif de la réunion est le premier élément à indiquer en haut de l'ordre du jour, de manière à ce que tous les participants sachent exactement pourquoi ils ont été invités, ce qui est attendu d'eux et quels seront les critères de réussite de la réunion.
Bien que le rassemblement des sujets à inclure dans l'ordre du jour puisse à premier abord faire l'effet d'une tâche insurmontable, les logiciels de création d'ordre du jour facilitent le travail en proposant une approche pas à pas fondée sur une interface intuitive de type Microsoft Office et en fournissant différents modèles professionnels sur lesquels bâtir vos propres ordres du jour.
L'ordre du jour est l'un des composants les plus importants du processus de gestion de réunion. Il est à la fois le fondement de la réunion, et la ligne directrice à suivre pour éviter qu'elle ne s'écarte de son objectif. Pour autoriser une vue globale de l'ordre du jour, les titres des sujets doivent être succincts et précis. Vous avez toutefois toute liberté d'ajouter des descriptions plus détaillées aux sujets dans le corps du document, d'y joindre tout fichier ou hyperlien utile, d'indiquer le temps de discussion prévu et de désigner un présentateur spécifique pour chaque sujet si besoin est.
2. Planification de la réunion et distribution de l'ordre du jour
Pendant la phase de planification de la réunion, l'organisateur doit prendre en compte la disponibilité des participants, celle du lieu de réunion envisagé, et toute autre exigence à satisfaire pour que la réunion atteigne son but. Ce processus de planification est grandement simplifié par les logiciels de gestion de réunion intégrés avec les clients de messagerie les plus courants comme Microsoft Outlook, vous laissant libre de continuer à utiliser vos outils de planification habituels.
Comme les participants ont besoin de l'ordre du jour pour pouvoir se préparer correctement à la réunion, il est essentiel qu'il leur parvienne au moins quelques jours avant la date de la rencontre. En ce sens, une fonction de distribution automatique permettant à l'organisateur de distribuer l'ordre du jour en un seul clic après lui avoir donné l'aspect professionnel requis est particulièrement utile.
3. Conduite de la réunion et assignation des actions à accomplir
La rencontre entre les participants est l'étape la plus cruciale du processus du gestion de réunion. Veillez à commencer la réunion à l'heure, et établissez un relevé de présence avant d'entamer les débats. En effet, si vous comptez prendre des décisions concrètes au cours de la réunion, il est important de savoir si toutes les personnes influentes sont présentes. Dans le cas contraire, il peut être judicieux de remettre la réunion à une date ultérieure. Si vous avez assigné des tâches de préparation à certains participants, le début de la réunion est un bon moment de les passer en revue. Un participant mal préparé, ou qui arrive régulièrement en retard, est une charge pour l'équipe et n'a pas sa place autour de la table de discussion. Certains logiciels de gestion de réunion tel MeetingBooster vous aident à accomplir ces activités préliminaires en vous permettant d'annoter directement la liste des participants et la liste des tâches de préparation, lesquelles sont automatiquement archivées à l'issue de la réunion pour référence future.
Pour maintenir l'intérêt et l'attention des participants, il est important que votre ordre du jour reste visible pendant toute la durée de la réunion. Veillez à donner des rôles spécifiques aux différents participants pour garantir que tous les aspects de la réunion soient bénéfiques et productifs. Dans cette optique, il est conseillé de désigner un secrétaire chargé de documenter les échanges afin que le présentateur puisse se concentrer sur la conduite de la réunion proprement dite. Dans certains logiciels, l'éditeur de notes facilite cette étape de la gestion de la réunion en autorisant le secrétaire à choisir chaque intervenant à tour de rôle sur la liste des participants pour consigner ses remarques, et même à faire appel à des outils d'aide à la décision (vote, arguments pour/contre, classement). A l'issue de la réunion, toutes les informations capturées de la sorte sont transférées automatiquement sous forme de compte-rendu de réunion, assurant une transition ininterrompue vers la phase suivante du processus.
Pour être productive, une réunion doit généralement aussi déboucher sur une série d'actions à entreprendre. Si vous n'assignez pas les tâches à effectuer au fur et à mesure qu'elles sont évoquées pendant la réunion, vous laissez passer l'opportunité d'obtenir l'engagement public de la ressource ou de l'équipe chargée de les mener à bien. Le système de gestion des tâches proposé par les logiciels comme MeetingBooster répond à ces exigences en permettant au secrétaire ou à l'animateur d'assigner des tâches sur le champ, de leur associer une description détaillée et toute pièce-jointe utile et de regrouper les tâches connexes à l'aide de libellés. Ces logiciels peuvent également assurer la distribution automatique des tâches à leurs propriétaires et le suivi de leur progression. Ainsi, chaque utilisateur peut consulter à tout moment la liste des tâches qui lui ont été attribuées et les mettre à jour selon leur état d'avancement.
4. Rédaction, distribution et archivage du compte-rendu
Le compte-rendu d'une réunion représente la consolidation des discussions échangées entre les participants, des décisions prises et des tâches évoquées durant la rencontre. Ce document est l'aboutissement de l'ensemble du processus de gestion. Par conséquent, il doit être d'un niveau de qualité irréprochable, justifiant sa distribution et son archivage. Certains logiciels proposent également un système de permissions assurant la protection permanente des données en n'accordant l'accès au compte-rendu qu'aux personnes qui disposent des droits requis.
5. Analyse des activités et implémentation des changements
Bien que la gestion de réunion soit un processus continu, la plupart des organisations n'ont pas les capacités d'obtenir une vision d'ensemble fiable des activités liées à leurs réunions. L'analyse de ces activités peut pourtant les aider non seulement à améliorer leur efficacité, mais aussi à maîtriser leur coût et à adopter des procédures de conduite de réunion solides et cohérentes au travers de l'entreprise. Les tableaux analytiques de logiciels tels MeetingBooster, en produisant des rapports détaillés sur les réunions menées, les tâches qui en découlent et les évaluations fournies par les participants, donnent une transparence très instructive à la conduite de réunion dans l'organisation. Recueillies sur une période de plusieurs mois, les données quantitatives et qualitatives sont enregistrées et reproduites selon le type de rapport requis. Les administrateurs ont tout loisir de choisir des critères d'analyse plus précis pour approfondir les données analytiques présentées, obtenant ainsi une feuille de route des changements à introduire pour optimiser la conduite de réunion dans toute l'entreprise. Si vous éprouvez des difficultés à maîtriser la gestion de réunion dans votre organisation, avant de pouvoir prendre des mesures correctives, la première étape est en effet de mettre à jour les problèmes qui se posent.
